Apex-Brasil: produção e disseminação de conhecimento em Negócios Internacionais

27 Fevereiro 2021
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A Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos (Apex-Brasil) assume um papel cada vez mais relevante na promoção de estudos e pesquisas sobre negócios internacionais. O Projeto Ecex (Ensino de Comércio Exterior), criado em 2020, visa incentivar a produção acadêmica sobre o tema, bem como a disseminação do conhecimento gerado pela Apex-Brasil, de forma a transformar o conhecimento tácito e disperso em conhecimento explícito, consolidado e compartilhado.

Com esse objetivo, a Agência acaba de lançar o E-book: Ensaios PEIEX 2020. O Programa de Qualificação para Exportação (PEIEX) é oferecido em 23 estados brasileiros e no Distrito Federal, por meio do estabelecimento de núcleos operacionais criados pela Apex-Brasil e instituições parceiras locais de ensino e pesquisa, como universidades, parques tecnológicos ou fundações de amparo à pesquisa, além de federações de indústria. Mais de 25 mil empresas já foram capacitadas nos últimos dez anos. No e-book, que reúne dezesseis ensaios, os profissionais dos Núcleos compartilham estudos de norte a sul do país sobre oportunidades e desafios para a qualificação de empresas durante e após a pandemia.

Plano Estratégico Contingencial do Núcleo PEIEX-RN Núcleo PEIEX Natal/ Polos Mossoró e Caicó - Rio Grande do Norte

Amanda de Almeida Lopes; Dellano Jatobá Bezerra Tinoco; Denis Oliveira da Silva; Gabriela Guirao Tasca; Hemilly Karoline Paiva de Oliveira; Lilá Rayana Matias de Freitas; João Florêncio da Costa Júnior; Laís Caroline Kuss; Mariana Corsino da Costa; Micaely Dantas de Araújo; Thomas Hermann Gunther Weber.

Falconi (2009) defende que a gestão precisa se exceder em três níveis inter-relacionados: no estabelecimento de metas, no desenvolvimento de planos e na operacionalização dos processos, de forma estrategicamente equilibrada. O equilíbrio
entre esses fatores é a definição do sucesso, que só é possível por meio do planejamento estratégico. O desequilíbrio e o fracasso seriam, por definição, falhas de estratégia.

John Middleton (2003) alerta que ainda que haja diversas definições sobre o que é estratégia, é ponto pacífico o fato de que é vista, sobretudo, como gestão de conhecimento para adquirir informação sobre o ambiente de uma determinada
organização, tanto interna quanto externamente. Assim, definindo os meios pelos quais indivíduos e organizações podem analisar, identificar e explorar fontes de vantagem competitiva.

O núcleo PEIEX-RN iniciou as atividades em fevereiro de 2020, quando a Covid-19 já era uma ameaça real aos negócios globalmente, apesar de ainda não ser possível antecipar a dimensão do impacto na economia do estado, do país e do mundo. Sabia-se, todavia, que uma estratégia de adaptação e antecipação era imprescindível ao núcleo. Apesar das ameaças externas, falhar em atingir as metas preestabelecidas indicaria um erro de estratégia, não uma casualidade inevitável.

Nesse contexto, o presente ensaio busca explicar o processo de planejamento estratégico que permitiu ao núcleo PEIEX-RN adaptar-se às mudanças ocorridas durante a pandemia. Isso contribuiu para antecipar as tendências relativas ao trabalho remoto e à gestão de equipes à distância, que agregaram valor ao funcionamento do núcleo e permitiram a melhoria dos processos de comunicação e atendimento.

Quando o Decreto nº 29513, de 13/03/2020, foi publicado, oficializando a quarentena no estado, o PEIEX-RN já estava totalmente adaptado à realidade do trabalho remoto. Assim, foi possível manter suas operações, sem nenhum dano aos empresários e aos técnicos e sem deixar de superar todas as metas previamente estabelecidas.

O plano contingencial do PEIEX-RN, elaborado antecipadamente com contribuição de toda a equipe, baseou-se em três preceitos fundamentais: adaptação, antecipação e comunicação. Os principais objetivos traçados pelo time foram:

  • mitigar o impacto da covid-19 sobre o desempenho do PEIEX-RN, mantendo pelo menos 75% dos atendimentos já iniciados;
  • superar as metas pré-pandemia em no mínimo 20%, transformando a ameaça da pandemia em uma oportunidade de consolidação do PEIEX-RN junto a empresas e parceiros.

Coube à coordenação e à monitoria o papel de integrar os diversos stakeholders, maximizando os resultados das atuações dos membros da equipe. Isso se deu principalmente na obtenção de novos contatos com empresas interessadas em se
inscrever no PEIEX-RN, na manutenção dos atendimentos vigentes, e no estreitamento de parcerias institucionais.

Inicialmente, foi criado um formulário de interesse divulgado na página do PEIEX-RN (https://www.unp.br/peiex); no Instagram (@peiex.rn); nas mídias sociais dos demais membros do time; nas listas de contatos de parceiros institucionais; assim como em todos os eventos organizados desde março de 2020 pelo núcleo PEIEX-RN. Isso possibilitou a coleta de novas empresas interessadas e a análise da eficiência das ações de marketing para obtenção de contatos, medindo a eficácia de cada parceiro do PEIEX-RN em atrair empresas para o projeto.

O networking corpo-a-corpo possibilitou a realização do primeiro lançamento remoto de um núcleo PEIEX em todo o Brasil, envolvendo todos os membros do Comitê Consultivo e outras instituições que trabalham em parceria com o PEIEX-RN, além de empresários da região. O evento teve amplo alcance na mídia regional, com quinze inserções na imprensa local, incluindo entrevistas em rádio e TV.

Essa integração já resultou em setenta encaminhamentos de empresários para parceiros institucionais e projetos setoriais da Apex-Brasil; quatro webinars (contemplando as necessidades dos empresários) e a aproximação com parceiros
institucionais; além de uma série de participações em eventos promovidos por parceiros, divulgando o nome do PEIEX em todo o estado.

O desafio dos técnicos extensionistas, em grande parte, foi vender a ideia da importância do PEIEX dentro do cenário de crise. Neste sentido, o “pitch de vendas” focou em enfatizar a necessidade de que as empresas se preparassem para a grande elevação de demanda que deveria ocorrer quando a situação do mercado se normalizasse, sendo esse o grande diferencial que possibilitou a manutenção de mais de 80% dos atendimentos já existentes antes da epidemia e a rápida inserção de novas empresas.

O atendimento foi adaptado para o formato remoto, incluindo treinamentos individualizados com os técnicos e os empresários para que pudessem utilizar as ferramentas da melhor forma possível. Técnicos e demais membros se comunicavam constantemente por meio de um grupo de WhatsApp, criado com o intuito de maximizar a comunicação entre o time e discutir melhores práticas de forma ágil. Em apenas um dia, todos estavam cientes de como utilizar as ferramentas de atendimento remoto, das mudanças que ocorreriam nos processos e das estratégias de comunicação com os clientes, não havendo assim, interrupção significativa do fluxo de atendimento.

Os técnicos também tomaram para si a responsabilidade da criação de um conteúdo especializado. Nessa direção, mais de vinte vídeos foram criados e promovidos nas mídias sociais, oferecendo informações relevantes para atrair a atenção do empresariado.

O corpo de Apoio Técnico contribuiu com a criação de em média dois panoramas de mercado por mês nas áreas mais sensíveis e com maior demanda no estado, baseados nas especificações dos técnicos, nas informações de sites como Tradeweb e Passaporte para o Mundo, e no relatório RN: “Perfil e Oportunidades de Exportações e Investimentos” da Apex-Brasil.

Como resultado, entre março e agosto de 2020, 72 empresas foram aprovadas para atendimento (40% acima da meta original); houve 65 assinaturas do Termo de Adesão (35% acima da meta); 19 planos de trabalho foram concluídos (um marco histórico, 300% acima da meta); e 18 avaliações de empresas foram recebidas (três meses antes dos primeiros valores previstos nas metas).

Desse modo, graças à sua capacidade de adaptação, antecipação e comunicação maximizadas, e por meio de planejamento estratégico, o PEIEX-RN transformou a ameaça da quarentena em oportunidade, aumentando o número de atendimentos, diversificando serviços para os empresários, estreitando laços com os parceiros institucionais e fomentando parcerias com outros stakeholders relevantes no mercado.

REFERÊNCIAS

ANDRADE, Pedro Henrique Gandra Pia de (org.). Rio Grande do Norte: Perfil e Oportunidades de Exportações e Investimentos 2020. Apex Brasil, 2020.
FALCONI, Vicente. O Verdadeiro Poder. Belo Horizonte: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2009.
BARBOSA, Nelson; KOZUL-WRIGHT, Richard. How to pay for the war. Financial Times, 19 de março de 2020.
COSTA JÚNIOR, João Florêncio. O Mercado é Imprevisível. Tribuna do Norte, 22 de março de 2020.
COSTA JÚNIOR, João Florêncio. Gestão da internacionalização para incubadoras e empresas incubadas. Natal: Editora Universidade Potiguar – Edunp, 2020.
MIDDLETON, John. The Ultimate Strategy Library. Oxford: Capstone Publishing,2003.Relatório Mensal Anexo 12 – 08/2020. Núcleo PEIEX-RN, setembro de 2020.
Relatórios Mensais Doc 2 – 03/2020 a 08/2020. Núcleo PEIEX-RN, setembro de 2020.


Perfil da empresa como determinante para o atendimento remoto

NÚCLEO PEIEX Passo Fundo - Rio Grande do Sul

Caroline Rodegheri de Souza; Cassiane Chais; Isaque Koche; Lúbia Tamires Rintzel; Marcos Simões; Mônica da Pieve

O Núcleo PEIEX-Passo Fundo possui sua sede na Universidade de Passo Fundo (UPF), e contempla uma equipe de técnicos extensionistas oriunda de municípios em torno da sede, a saber: Sarandi, Marau, Tapejara, Sananduva, Erechim, Não-Me-Toque e Carazinho. Porém, alguns atendimentos fora do raio de atuação de 100 km de distância foram solicitados por empresários ou prospectados pelo núcleo, após a devida avaliação e aprovação da viabilidade no atendimento remoto.

Outro fator que inseriu a atividade remota no contexto foi a suspensão das atividades presenciais em março de 2020 de diversos setores no estado do Rio Grande do Sul, e no Brasil como um todo, em razão da pandemia ocasionada pela Covid-19. A Fundação Universidade de Passo Fundo orientou, por meio de um comunicado, os setores administrativos e projetos a trabalhar de forma remota.

O Decreto nº 55.115 do governo do estado atingiu empresas que deixaram de operar ou reduziram sua capacidade produtiva, ocasionando queda na lucratividade e causando prejuízos financeiros e demissões ao longo da cadeia. Por consequência disso, as operações e o atendimento presencial do núcleo PEIEX precisaram de uma nova forma de trabalho, majoritariamente remoto.

Se em um primeiro momento isso causou estranhamento por parte dos empresários atendidos, na sequência houve um período de adequação e compreensão por parte de todos, tanto técnicos quanto empresários. Assim, o atendimento seguiu de maneira remota, por salas virtuais, e a documentação do núcleo sendo mantida de forma eletrônica, por meio de assinaturas digitais, e-CPF, e até mesmo e-mails como forma de documentar a aceitação do empresário para o atendimento do técnico.

As capacitações foram realizadas por aplicativos de salas virtuais, com a presença de uma ou mais empresas, qualificações individuais ou coletivas, dependendo do tema trabalhado. Como essa atividade não exigia deslocamento do técnico, foi possível uma adaptação ao horário de atendimento, podendo ser realizado ao final do expediente, antes do turno de trabalho, finais de semana, ou conforme a necessidade dos empresários e colaboradores.

Outra estratégia adotada em alguns casos, dependendo da maturidade e engajamento dos empresários, era construir o plano de exportação no decorrer do plano de trabalho, assim o empresário poderia compreender exercitando a elaboração do seu próprio planejamento para exportar. Dessa forma, foi possível visualizar e aplicar as qualificações recebidas e também auxiliar na organização da construção do plano de exportação, que ao ser realizado de forma isolada exige a retomada, e certas vezes grande esforço por parte do técnico para que seja finalizado e construído de maneira organizada e efetiva.

Na entrega do plano de trabalho e de exportação, a assinatura com o e-CPF facilitou o processo de encerramento da empresa e agilizou a manutenção da documentação virtual e original, sem a impressão de papeis e a necessidade de arquivos permanentes na sede do núcleo.

Pode-se afirmar que o núcleo PEIEX de Passo Fundo se mobilizou para ajustar-se, de maneira ágil, ao novo contexto apresentado pela pandemia em relação às atividades presenciais, bem como procurou discutir estratégias de prospecção e atendimento para dar continuidade de forma eficaz às empresas aderidas.

Passado esse momento, alguns atendimentos foram retomados de forma presencial, e com isso a equipe pôde fazer algumas análises e avaliações desse período, extraindo boas práticas, oportunidades de melhoria e aprendizados para a atuação do próprio núcleo, e aqui compartilhar a experiência, com os núcleos do Brasil.

Durante o período da pandemia houve prospecções e adesões de empresas sem contato presencial, onde a equipe técnica realizou pesquisas na internet, associações comerciais dos municípios e contato com as prefeituras para identificar as empresas da região com potencial para a exportação de produtos e serviços. Com a aprovação da empresa, assinatura e adesão, por meio do e-CPF, toda a documentação foi assinada e mantida no sistema eletrônico do núcleo. Até o momento, em quinze meses de convênio com o núcleo Passo Fundo foram aderidas 150 empresas. Dessas, setenta estão com atendimento concluído e quinze realizaram sua primeira exportação durante a capacitação. Os principais setores atendidos são: metal-mecânico, têxtil e alimentos.

Como lições aprendidas, é possível destacar que, para um atendimento remoto de sucesso, o perfil da empresa selecionada pode determinar o sucesso ou fracasso da execução dos planos. Nesse sentido, apresentam-se algumas características desse perfil de sucesso: maturidade da empresa; capacidade de adaptação às tecnologias e foco na exportação.

A maturidade da empresa é necessária para que se possa compreender a importância da dedicação ao plano de trabalho e que, mesmo de forma virtual, o encontro precisa ser levado a sério tanto no cumprimento de horários agendados como na tomada das decisões; a capacidade de adaptação às tecnologias é importante para que a comunicação não seja um obstáculo entre os envolvidos no processo; o foco na exportação é fundamental para todas as empresas participantes do PEIEX, porém para uma empresa com atendimento virtual, ele precisa ser ainda maior, pois de acordo com Alves (2011) a aprendizagem pode ser comprometida quando o receptor da mensagem não realiza questionamentos, não sana suas dúvidas, e sem receber esse feedback o técnico poderá concluir que o conhecimento foi repassado de maneira produtiva.

Por meio dessas características forma-se um perfil de empresa que acreditamos atender às demandas e expectativas de cumprimento das fases do atendimento de maneira remota, sem comprometer o andamento do plano de trabalho e de exportação, que compõe a metodologia do PEIEX. Entende-se que esse perfil não está completo, e deve ser discutido e dialogado com outras experiências entre núcleos do país, mas com isso busca-se ressaltar a importância de compreender que alguns perfis de empresa podem ser atendidos de maneira on-line, satisfazendo e surpreendendo, e outros perfis necessitam de outras abordagens para que se mantenham motivados e convictos de que a exportação pode ser um caminho para empresas, independentemente do porte ou faturamento.

REFERÊNCIAS

ALVES, Lucineia. Educação a distância: conceitos e história no Brasil e no mundo. 2011.
Disponível em: em: http://www.abed.org.br/revistacientifica/Revista_PDF_Doc/2011/Artigo_07.pdf Acesso em: 11 set. 2020.
FUPF – FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE DE PASSO FUNDO. FUPF comunica novas medidas para funcionários e estagiários. Disponível em: https://www.upf.br/noticia/fupf-comunica-novas-medidas-para-funcionarios-e-estagiarios Acesso em: 11 set. 2020.
RIO GRANDE DO SUL (Estado). Decreto nº 55.115, de 13 de março de 2020.

Para conhecer os demais estudos do E-BOOK:
Ensaios PEIEX 2020, acesse: www.apexbrasil.com.br

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